Keine Energieverschwendung bei der Zeugnis-Erstellung

RhönEnergie Fulda erstellt Zeugnisse mit dem Haufe Zeugnis Manager schnell und effektiv.

Der Markt der Energiewirtschaft und damit der Markt der Energieversorger ist immer in Bewegung. Anbieter wie die RhönEnergie Fulda sind abhängig von politischen Entwicklungen und Veränderungen. Deshalb sind Umstrukturierungen keine Seltenheit. Aber gerade diese Tatsache stellt die Personalabteilungen der großen Konzerne vor ziemliche Herausforderungen. Sie sind für alle Tochtergesellschaften verantwortlich und in dem Moment, in dem ein Mitarbeiter eine neue Position einnimmt, hat er das Anrecht auf ein Arbeitszeugnis.

Natürlich hatte man bei der RhönEnergie Fulda diesbezügliche Prozesse. Aber die waren aufwendig und wenig transparent. Jetzt unterstützt der webbasierte Haufe Zeugnis Manager die HR-Mitarbeiter bei der Zeugniserstellung.

Rund 300.000 Haushalte versorgt die RhönEnergie Fulda GmbH mit Strom, Wasser und Wärme und ist damit einer der 50 größten Energieversorger Deutschlands. Zehn Unternehmen vereint die GmbH unter ihrem Dach. Aufgrund wirtschaftlicher und politischer Entwicklungen gab es im Unternehmen in den letzten 15 Jahren mehrere Umstrukturierungen.

Natürlich haben diese auch personelle Veränderungen nach sich gezogen.

„Das Thema Arbeitszeugnisse ist quasi ein Dauerbrenner in unserer Personalabteilung. Zum Beispiel fusionierten wir 2013 mit der Gas­ und Wasserversorgung Fulda GmbH. Aufgrund der folgenden Umstrukturierungen haben einige Kollegen eine neue Position angetreten. In der Praxis bedeutete das, dass auf einen Schlag 50 Mitarbeiter ein Arbeitszeugnis benötigten. Das war ein enormer Aufwand und wir hatten Mühe, das zu stemmen“, erinnert sich Dorit Michaelis, Sach­gebietsleiterin Personalverwaltung, an die Ausgangssituation.

Das Organisatorische war das eine, die Effizienz der Prozesse, das andere Thema. Denn auch an Energieversorgern geht der steigende Kostendruck nicht spurlos vorüber. Die Prozesse sollten durchleuchtet und Einspar­potenziale definiert werden: „Wir haben bei der Prüfung unserer internen Abläufe festgestellt, dass gerade der Prozess der Zeugniserstellung verbesserungswürdig ist und haben uns überlegt, wie wir das prozessual schlanker, aber trotzdem fair und transparent für alle Beteiligten aufsetzen können.“

Und noch einen Haken hatte das alte System: die fehlende Akzeptanz bei den Führungskräften, was die Zeugnis­erstellung betraf. Zum großen Teil lag das eben an dem aufwendigen und umständlichen Prozess.

„Früher wurden zwischen HR und Linie häufig Papierdokumente zur Bewertung ausgetauscht. Das kostete Zeit und hat auch immer wieder zu Verzögerungen geführt"
Dorit Michaelis

Doch auch nachdem die HR-Abteilung das Zeugnis aufgesetzt hatte, kam es häufig zu erneuten Abstimmungsschleifen. Ziel der Personalabteilung war es deshalb, den Zeugniserstellungsprozess schneller, effizienter und transparenter zu machen und dadurch die Akzeptanz bei den Vorgesetzten zu erhöhen. Schnell war klar, dass dies nur mit einer speziellen Software zur Zeugniserstellung möglich sein würde.

Ein flexibles System für Rechtssicherheit

Aus mehreren Gründen fiel die Entscheidung der Verantwortlichen der RhönEnergie Fulda auf den Haufe Zeugnis Manager. Vor allem die Tatsache, dass er webbasiert ist und mit klaren Rollenzuordnungen funktioniert, hatte den Ausschlag gegeben.

Und schon im ersten Schritt merkte man, dass die Entscheidung für die Softwarelösung die richtige war, weil sie einiges erleichterte. Bereits bei der Erstellung des Textes hinterließ der Zeugnis Manager die ersten positiven Spuren. Jeder, der sich schon mit diesem Thema beschäftigt hat, weiß: Bei kaum einem Dokument gibt es so viele Fallstricke und Tücken wie bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses. „Gerade bei der Wahl der Formulierungen ist höchste Vorsicht geboten, denn bereits minimale sprachliche Änderungen können eine ganz andere Bewertung ausdrücken“, weiß Dorit Michaelis. „Es kam jedoch immer wieder vor, dass die Formulierungen einer Führungskraft nicht zugesagt haben. Der jeweilige Vorgesetzte konnte das allerdings nicht selbständig ändern, sondern wir mussten den Text überarbeiten und erneut abstimmen.“

Das allerdings ist inzwischen Geschichte. Innerhalb des Haufe Zeugnis Managers stehen für jede Benotungsstufe mehrere Textbausteine zur Verfügung, die frei ausgewählt und miteinander kombiniert werden können.

Besonders praktisch für Dorit Michaelis und ihre Kollegen aus der HR-Abteilung: Die Vorgesetzten können Textbausteine selbst austauschen. Somit sparen sich HR und Linienmanagement eine erneute Bearbeitungsschleife.

Alles im Blick mit einem selbsterklärenden Tool

Von Papierunterlagen, die hin und her geschickt werden, ist natürlich bei der RhönEnergie Fulda gar keine Rede mehr. Alle Personalverantwortlichen haben Zugriff auf alle Zeugnisse, die in Bearbeitung sind. Das gilt auch dann, wenn man nicht selbst das Dokument erstellt hat, sondern zum Beispiel ein Kollege.

„Wenn ich selbst ein Zeugnis anlege und dann krank oder im Urlaub bin, können meine Kollegen das Dokument weiter bearbeiten und den Status einsehen. Dadurch können sie Fragen der Mitarbeiter oder Vorgesetzten problemlos beantworten. Das ist gerade in Phasen großer Umstrukturierungen unerlässlich. Denn wenn man erst auf die Rückkehr des Kollegen warten muss, verliert man zu viel Zeit.“

Da es sich um eine webbasierte Lösung handelt, erfolgen alle Änderungen in Echtzeit und stehen allen Verantwortlichen in der jeweils aktuellsten Version zur Verfügung.

Das erhöht die Transparenz des gesamten Zeugniserstellungsprozesses zusätzlich. Besonders aber die Tatsache, dass der Implementierungsprozess der neuen Software­lösung fast schon unbemerkt vonstatten ging, beeindruckte die Personalverantwortlichen.

Normalerweise ist so ein Prozess nicht ohne interne Hürden zu meistern. Dorit Michaelis hat dafür eine einleuchtende Erklärung:

„Meiner Meinung nach ist der Haufe Zeugnis Manager absolut selbsterklärend. Und das hat sich dann auch in der Praxis bestätigt: Es gab fast keine Rückfragen unserer Mitarbeiter zur Bedienung des neuen Tools.“
Dorit Michaelis

Und plötzlich dauert es nur noch drei Tage

Blickt man in der Personalabteilung der RhönEnergie Fulda zurück, dann kann man sich daran erinnern, dass es mitunter mehrere Wochen dauerte, bis ein Zeugnis endlich fertig war.

Das geht inzwischen sehr viel schneller. „Wir konnten die Laufzeit bei der Zeugniserstellung drastisch reduzieren. Mittlerweile sind Zeugnisse bereits nach ungefähr drei Tagen fertig. Das ist großartig und spiegelt die deutliche Zeitersparnis beim Erstellungsprozess wider.“ Dorit Michaelis führt diese Zeitersparnis überwiegend darauf zurück, dass die Software die leichte Einbindung aller am Erstellungsprozess Beteiligten ermöglicht und viele Arbeitsschritte automatisiert sind.

Insgesamt sind die Mitarbeiter der HR­-Abteilung mehr als zufrieden mit dem Haufe Zeugnis Manager. Früher war das Thema Zeugniserstellung gerade beim Linienmanagement eines, das nicht wirklich auf Begeisterung stieß.

Das zeigte sich immer wieder beim Erstellungsprozess, der sehr viel langwieriger war als er es heute ist. Mit der Einführung der Software hat sich das grundlegend geändert.

„Wir merken vor allem bei unseren Führungskräften, dass die Akzeptanz der Zeugniserstellung deutlich höher ist als zuvor. Uns erreicht viel positives Feedback von ihnen. Insgesamt konnten wir alle unsere Ziele erreichen: Der Zeugnis­erstellungsprozess ist inzwischen transparent, effizient und mit durchschnittlich drei Tagen deutlich kürzer als zuvor“

Zusammenfassung

Der Anwender

Die RhönEnergie Fulda GmbH ist ein kommunaler Energieversorger, der in ganz Deutschland aktiv ist und rund 300.00 Menschen sowie zahl­reiche Unternehmen in der Region Strom, Erdgas und Trinkwasser sowie vielfältige Dienstleistungen aus einer Hand bietet.

  • Institution: RhönEnergie Fulda GmbH
  • Branche: Energieversorgung
  • Standort: Fulda
  • Mitarbeiter: über 1.000
  • www.re­fd.de

Herausforderung

  • Häufige Umstrukturierungen bei der RhönEnergie Fulda GmbH erforderten immer wieder große Mengen an Zeugnissen
  • Prozesse waren aufwendig und wenig transparent
  • Führungskräfte waren mit dem Prozess nicht zufrieden

Lösung

  • Einführung des Haufe Zeugnis Manager Premium

Ergebnis

  • Rollenspezifischer Zugriff auf Zeugnisse
  • Führungskräfte können rechtssichere Textbausteine austauschen
  • Zeugniserstellung dauert durchschnittlich nur noch drei Tage
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