Mehr Bewerber und schnellere Vertragsabschlüsse

Die Universitätsmedizin Mannheim setzt auf ein professionelles Bewerber­ und Weiterbildungs­management, um Mitarbeiter zu gewinnen und zu binden.

Das Ergebnis ist beeindruckend: Die Zahl der Bewerber ist deutlich gestiegen, die Zeit bis zur Einstellung extrem gesunken.

Die Universitätsmedizin Mannheim (UMM) mit ihren angeschlossenen Kliniken und Instituten zählt in der Kombination aus Krankenversorgung, Forschung und Lehre zu den größten Gesundheitseinrichtungen in Deutschland. Hier sorgen rund 4.700 Mitar­beiter für die jährlich rund 55.000 stationären und teilstationären Patienten und 220.000 ambulanten Patienten. Und hier kommen allein das Geschäftsfeld Krankenversorgung betreffend jährlich etwa 3.300 Bewerbungen für die verschiedenen Positionen ins Haus.

Die Masse an Bewerbungen bewältigen

Bis zur Software Einführung bedeutete diese Menge an Zuschriften einen immensen Arbeitsaufwand für das Sekretariat der Personalabteilung. Denn bis dahin verwalteten zwei Sekretärinnen die Bewerbungen in Excel. „Allein die Masse an Bewerbungen stellte uns vor große Herausforderungen. Die Pflege der Excel­-Datei und die gesamte Bewerberverwaltung bedeuteten einen enormen Aufwand“, erklärt Marie­ Christin Schmieder­-Storz, Leiterin der Personalentwicklung, und ergänzt „Dementsprechend hat sich die Rückmeldung an die Bewerber und die Rücksendung der Unterlagen häufig sehr lange hingezogen. Auch die Bewerber waren unzufrieden, weil sie erst verspätet eine Rückmeldung von uns bekamen.“

Das alles führte zur Entscheidung, eine professionelle Bewerbermanagement­ Software einzuführen. Auch das neue Unternehmensmotto „UMM: universitär –  modern – mittendrin“ sollte durch eine professionelle Software­lösung besser widergespiegelt werden. Das Universitätsklinikum wollte sich attraktiver am hart umkämpften Arbeitsmarkt positionieren. Deshalb sollte der Bewerbungsprozess nicht nur für die Personalreferenten und Vorgesetzten, sondern auch für die Bewerber nutzerfreundlicher und komfortabler gestaltet werden.

Gleichzeitig sollte das gesamte Bewerbermanagement zentralisiert und in der Personalabteilung angesiedelt werden. Denn bislang hatten manche Abteilungen eigenverantwortlich Stelleninserate geschaltet. „Dabei bestand immer die Gefahr, dass Formulierungen vor­kamen, die nicht dem AGG entsprechen“, erklärt Günter Kilian, als Leiter der Personalabteilung. „Wir mussten sicherstellen, dass wir AGG­ konform arbeiten. Und wir wollten Initiativbewerbungen, die direkt an einen Klinikdirektor oder Abteilungsleiter gerichtet waren, dem gesamten Haus zur Verfügung stellen.“­

Vielfältige Gründe für eine Software

In die engere Wahl kamen drei Anbieter. Die Entscheidung fiel schließlich auf Haufe – aus mehreren Gründen. Erstens wollte die Universitätsmedizin die Software auf einem eigenen Server betreiben. Dies ist bei vielen Softwareanbietern, die ausschließlich auf webbasierte Lösungen setzen, nicht möglich. Zweitens sollten die Kosten trotz des hohen Bewerbungseingangs überschaubar sein. Auch das ist bei einigen Anbietern, die nach Anzahl der Bewerbungen abrechnen, nicht gegeben. Und drittens sollte die Lösung mit weiteren Modulen erweiterbar sein und über eine Schnittstelle zur Abrechnungssoftware von SAP verfügen.

Ein halbes Jahr nach dem Entschluss der Softwareeinführung ging das Haufe Bewerbermanagement live – ohne großen Umstellungsaufwand. „Die Software lässt relativ viele Freiheiten. Dadurch konnten wir sie an unsere Bedürfnisse anpassen“, berichtet Marie­ Christin Schmieder­-Storz und fährt fort: „Die Einführung bot uns zudem Anlass dafür, unsere Prozesse zu überdenken und besser zu organisieren. Vorher gab es einige umständliche Schleifen, die wir dann ausgemerzt haben.“

Marie-Christin Schmieder-Storz, Leiterin der Personalentwicklung

Beeindruckende Zahlen

Heute kommen 90 Prozent der Bewerbungen online ins Haus – über das elektronische Bewerbermanagement. Einige Bewerbungen treffen per E-­Mail ein. Die wenigen Mappen, die noch per Post ankommen, werden mit einem netten Brief wieder zurücksendet, in dem die Bewerber gebeten werden, ausschließlich das Bewerbermanagementsystem im Internet zu nutzen. „Somit können wir einen hundert prozentig elektronischen Prozess gewährleisten und den Anforderungen des Datenschutzgesetzes entsprechen.“, erklärt Günter Kilian.

Doch auch so hat die Softwareeinführung der Universitätsmedizin Mannheim eindrucksvolle Zahlen beschert: „Die Time­-to-­Hire, also die Zeit von der Ausschreibung bis zur Einstellung, hat nach der Einführung der Software deutlich abgenommen – von 121 auf durchschnittlich 69 Tage“, so der Personalleiter.

Auch intern hat die Bewerbermanagement-­Software viele Erleichterungen gebracht. Das Sekretariat wurde von der Verwaltungsarbeit deutlich entlastet. Ein Rollenkonzept sorgt dafür, dass die Führungskräfte die Zuschriften auf die von ihnen ausgeschriebenen Vakanzen direkt im System einsehen können. Dadurch wurde auch der Datenschutz verbessert: Nur noch die zuständigen Personen haben Zugriff auf die jeweiligen Bewerbungen. Der elektronische Prozess gewährleistet außerdem, dass keine Mappen mehr auf Schreibtischen herumliegen oder gar vorübergehend verlorengehen. Auch die Kommunikation zu den Bewerbern und zu den Führungskräften wurde optimiert und vor allem deutlich beschleunigt.

Der nächste Schritt betrifft die Weiterbildung

Nach der erfolgreichen Einführung des Bewerbermanagements wurde ein Jahr später die Entscheidung getroffen, ein weiteres Modul der Softwarelösung von Haufe einzuführen, das Lernmanagement. Der Zeitplan hierfür war ambitioniert: Kurz darauf zum Jahresende musste alles stehen, da bis dahin das bisherige System abgelöst werden sollte. Dieses war als reines Veranstaltungsmanagement nicht ausbaufähig und konnte auch keine Daten aus SAP übernehmen.

Das heißt, die Daten mussten bislang separat gepflegt werden. „Außerdem hatten wir mit SAP als Abrechnungssystem, Haufe als Bewerbermanagement und dem bisherigen Veranstaltungsmanagement nun drei verschiedene Systeme im Einsatz. Das erschien uns nicht sinnvoll – insbesondere da es andere Möglichkeiten gab“, erklärt Marie-­Christin Schmieder­-Storz.

Dem Modul Lernmanagement kommt in der UMM eine wichtige Rolle zu. Denn Weiterbildung wird dort sehr ernst genommen – über alle Berufsgruppen hinweg. Im Lernmanagement werden nicht nur für Ärzte vorgeschriebene Qualifizierungen gelistet, sondern auch Führungskräftetrainings, auf die das Klinikum großen Wert legt.

„Bei uns wird niemand Führungskraft, wenn er oder sie nicht bestimmte Führungsmodule durchlaufen hat“, so Günter Kilian. Doch nicht nur Ärzte und Führungskräfte können an Weiterbildungen teilnehmen, sondern alle Mitarbeiter. Im neuen Modul Lernmanagement sollen alle angebotenen Seminare und Kurse abgebildet werden. Selbst Mitarbeiter im Erziehungsurlaub werden regelmäßig über das Fort­ und Weiterbildungsangebot informiert.

„Denn wir gehen davon aus, dass sie irgendwann wieder zurückkommen. Und vielleicht wollen sie sich in ihrer Familien­ Auszeit weiterbilden. Deshalb möchten wir ihnen auch die Möglichkeit dazu geben“, sagt der Personalleiter.

Zukunftsfähig für den Arbeitsmarkt

Inzwischen können Personalleiter Günter Kilian und die Leiterin der Personalentwicklung, Frau Marie­-Christin Schmieder­-Storz ihr persönliches  Fazit zum Modul Bewerber­management ziehen.

„Das Bewerbermanagement­-System ist sehr übersichtlich. Wir haben jederzeit einen Überblick über den Stand einer Bewerbung und können bei Fragen der Bewerber Rückmeldung geben.

Auch der Austausch mit den Vorgesetzten hat sich verbessert. Und: Es können keine Unterlagen wegkommen. Es ist insgesamt ein wesentlich professionelleres Arbeiten“, schildert Marie­-Christin Schmieder­-Storz die Sicht der Personalabteilung.

Aus seiner Sicht erklärt Günter Kilian: „Es gibt nach meinem Kenntnisstand relativ wenige große Kliniken, die mit modernen HR-­Systemen arbeiten. In vielen Häusern wird Personalarbeit immer noch als administrative Arbeit angesehen. Wir sind schon ein ganzes Stück weiter und sehen die Rolle der Personalabteilung als Partner der Geschäftsleitung und als Experten für die anderen Berufsgruppen und Funktionsbereiche. Der Hintergrund ist: Wir wollen uns fit machen für die Zukunft, um auch künftig die passenden Mitarbeiter zu gewinnen und zu binden.“

Wieso Haufe?

Als Softwarelösung wurde Haufe ausgewählt, weil es modular aufgebaut ist und der Organisation ermöglicht, nicht nur das Bewerbermanagement, sondern auch weitere Module einzuführen. Die Software kann flexibel an die Bedürfnisse der Organisation angepasst werden und auf einem hauseigenen Server betrieben werden.

Ziele der Softwareeinführung

Ein wesentliches Ziel war, die Mitarbeiterinnen im Sekretariat der Personalabteilung von Verwaltungstätigkeiten zu entlasten. Außerdem sollte der gesamte Prozess beschleunigt und die Universitätsmedizin Mannheim als attraktiver Arbeitgeber positioniert werden. Über das Online-Bewerbungstool können sich interessierte Kandidaten direkt bewerben – ohne mühsames Erstellen einer Bewerbungsmappe. Das hat dazu geführt, dass die Zahl der Bewerber angestiegen ist. Gleichzeitig konnte die Zeit bis zur Vertragsunterzeichnung verkürzt und das Sekretariat entlastet werden.

Besonderheiten der Branche

Insbesondere in der Pflege und bei den Ärzten, also bei besonders stark repräsentierten Berufsgruppen, ist es schwierig, geeignetes Fachpersonal zu finden. Aber auch im übrigen Klinikbereich wird die Rekrutierung neuer Mitarbeiter immer aufwändiger. Es gilt, sich mit modernen Strukturen und Softwarelösungen als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren, um interessante Kandidaten anzuziehen – und an das Klinikum zu binden.

Zusammenfassung

Herausforderungen

Die Universitätsmedizin Mannheim ist eine der großen Klinika in Deutschland. Allein die Zahl an Bewerbungen, die vor der Einführung des neuen Bewerbermanagementsystems meist per Post ins Haus kamen, stellte die Organisation vor große Herausforderungen. Es war schwierig, den Status der einzelnen Bewerbungen händisch nach­zuhalten und diese zeitnah zu beantworten.

Lösungen

Seit Einführung der Bewerbermanagement-­Lösung von Haufe kann die Universitätsmedizin Mannheim interessanten Bewerbern weitaus schneller eine Rückmeldung geben. Der Zeitaufwand für das Sekretariat hat sich deutlich reduziert, gleichzeitig wurde ein besserer Datenschutz ermöglicht. Die Einführung des Moduls Lernmanagement hat außer­dem dazu geführt, dass die Daten für das Weiterbildungsmanagement nicht mehr separat geführt werden müssen.

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